Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:

Nicolas Koellner
Schloßstraße 59C
70176 Stuttgart
Deutschland
E-Mail: datenschutz@beratung-plattform.de

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu bestellen, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG nicht erfüllt sind. Für alle Anliegen rund um den Datenschutz wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen: datenschutz@beratung-plattform.de.

3. Zweck und Nutzung der Anwendung

Big4 Finance ist eine Plattform für Finanzberater, Vertriebspartner und zugelassene Nutzer. Sie dient der digitalen Verwaltung von Kontakten, Verträgen und Finanzdaten, der Erstellung von Auswertungen und Konzepten sowie der KI-gestützten Analyse zur Unterstützung der Beratungstätigkeit. Die Nutzung erfolgt im Rahmen einer gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit. Eine Registrierung ist nur für freigeschaltete Adressen möglich. Voraussetzung der Nutzung ist die ausdrückliche Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung sowie zu den nachfolgend beschriebenen Auftragsverarbeitungsverhältnissen.

4. Erhobene Daten und Verarbeitungszwecke

• Nutzerkontodaten: E-Mail-Adresse, Name (zur Registrierung, Identifikation und Authentifizierung).
• Technische Verbindungsdaten: IP-Adresse, Browser-Informationen, Datum/Uhrzeit der Anfrage (sicherer Betrieb, Missbrauchsprävention).
• Vom Nutzer eingegebene Daten: Kontakt-, Vertrags-, Finanz- und Haushaltsdaten sowie sonstige Informationen über Dritte – auf alleinige Veranlassung und in Verantwortung des Nutzers (siehe Ziffer 6).
• Hochgeladene Dokumente und Meeting-Zusammenfassungen:Vertragsunterlagen, Dateien sowie Zusammenfassungen (und gegebenenfalls Transkripte), die der Nutzer aus dem Meeting-Assistenten hochlädt. Audioaufnahmen werden nicht mehr auf der Plattform verarbeitet (siehe Ziffer 7 d).
• Abrechnungsdaten: bei kostenpflichtigen Lizenzen Name, E-Mail-Adresse, gewähltes Paket, Abo-Status und Zahlungsreferenzen des Zahlungsdienstleisters (siehe Ziffer 7 g). Karten- oder Kontodaten erhalten wir nicht.
• Nutzungsstatistik: reichweitenbezogene Seitenaufrufe über Vercel Web Analytics (siehe Ziffer 7 b) sowie anonyme Zählereignisse (z. B. Aufruf der Preisseite, Klick auf ein Paket, Öffnen eines Einladungslinks) ohne IP-Adresse und ohne Geräte-Kennung.
• Workshop- und Veranstaltungsanmeldungen: Name, E-Mail-Adresse und gewählte Termine (siehe Ziffer 11a).
• Empfehlungsprogramm: Empfehlungscode des werbenden Nutzers und die Zuordnung einer daraus entstandenen Registrierung (siehe Ziffer 10 und 11b).
• KI-Analysedaten: Inhalte, die zur KI-gestützten Auswertung an die in Ziffer 7 genannten Dienstleister übermittelt werden.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (Zustimmung zu dieser Erklärung und den AVV).
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Bereitstellung der Plattform).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention).
• Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeitung durch die eingesetzten Dienstleister.

6. Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter durch Nutzer

Soweit Nutzer (im Folgenden „Berater“) personenbezogene Daten ihrer Kunden oder Interessenten (im Folgenden „Endkunden“) in die Plattform einpflegen, ist allein der Berater datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Big4 Finance wird insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig.

Zum Ausprobieren der Plattform sind ausschließlich Demo-/Dummy-Daten zu verwenden. Reale Endkundendaten dürfen erst erfasst werden, nachdem der Berater von der betroffenen Person eine nachweisbare, schriftlich oder elektronisch dokumentierte Einwilligung eingeholt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO). Die Einwilligung muss insbesondere die Verarbeitung innerhalb der Plattform, den Einsatz der KI-Dienste sowie die in Ziffer 7/8 beschriebene Datenübermittlung umfassen und die betroffene Person vollständig gemäß Art. 13/14 DSGVO informieren.

Die unterzeichneten Einwilligungen verwahrt der Berater eigenverantwortlich und hält sie auf Anfrage der zuständigen Aufsichtsbehörde oder des Betreibers bereit. Der Betreiber kann das Vorliegen der Einwilligung nicht überprüfen und übernimmt insoweit keine Verantwortung. Der Berater stellt den Betreiber auf erstes Anfordern von Ansprüchen Dritter frei, die aus einer Verletzung dieser Pflichten resultieren.

7. Eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Für den Betrieb der Plattform setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Mit der Nutzung der Anwendung stimmt der Nutzer der Weitergabe der erforderlichen Daten an folgende Auftragsverarbeiter zu:

a) Supabase – Datenbank, Authentifizierung & Datei-Speicher (EU)

Die zentrale technische Infrastruktur (Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher, Server-Funktionen) wird über Supabase betrieben. Die Daten werden in der Europäischen Union (Rechenzentrum Frankfurt am Main, Region eu-central-1) gespeichert und verarbeitet. Soweit der Anbieter (Supabase Inc.) als US-Unternehmen Support-Zugriffe vornehmen kann, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags inkl. EU-Standardvertragsklauseln (SCC).

b) Vercel – Anwendungs-Hosting

Die Auslieferung der Anwendung erfolgt über Vercel (Vercel Inc., USA). Die Anwendungsumgebung ist auf die Region Frankfurt (fra1) konfiguriert. Verarbeitet werden insbesondere technische Server- und Verbindungsdaten. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage eines DPA inkl. EU-Standardvertragsklauseln (SCC).

Zusätzlich nutzen wir Vercel Web Analytics zur Reichweitenmessung. Der Dienst setzt keine Cookies. Erfasst werden die aufgerufene Seite, der Referrer, Land, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp; zur Unterscheidung von Besuchern wird serverseitig ein täglich wechselnder Hashwert gebildet, die IP-Adresse wird dafür nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Angebots).

c) DeutschlandGPT – KI-Textgenerierung & Analyse (EU)

Für die KI-gestützte Analyse von Vertrags- und Finanzdaten, die Erstellung von Zusammenfassungen und ähnliche Funktionen werden Inhalte an DeutschlandGPT übermittelt. Der Dienst wird auf einer EU-Infrastruktur (Open Telekom Cloud, Deutschland) betrieben und ist u. a. nach BSI C5 und ISO 27001 zertifiziert. Innerhalb von DeutschlandGPT stehen je nach Funktion verschiedene Sprachmodelle zur Verfügung (u. a. Mistral-, GPT- und Claude-basierte Modelle; der virtuelle Assistent nutzt derzeit Mistral-Modelle). Die Übermittlung durch uns erfolgt ausschließlich an DeutschlandGPT als EU-Auftragsverarbeiter; andere KI-Anbieter werden von der Plattform nicht angesprochen. Etwaige Unterauftragsverhältnisse richten sich nach dessen Auftragsverarbeitungsvertrag.

d) Meeting-Assistent (Mac-App) – Transkription und Zusammenfassung

Seit dem 10. September 2026 verarbeitet die Plattform keine Audiodaten mehr; die frühere Transkription über Groq Inc. (USA) ist eingestellt. Aufnahmen werden ausschließlich in der lokal installierten Mac-App des Nutzers transkribiert. Für die Zusammenfassung wählt der Nutzer in der App selbst einen KI-Anbieter und hinterlegt dafür einen eigenen Zugang (z. B. DeutschlandGPT; wählbar sind auch Anbieter außerhalb der EU wie OpenAI oder Ollama Cloud). Diese Übermittlung erfolgt direkt vom Gerät des Nutzers an den gewählten Anbieter und in dessen Verantwortung. An die Plattform übertragen werden nur die fertigen Zusammenfassungen, die der Nutzer hochlädt.

Datenschutzmodus („Nur Vornamen“ / „Inkognito“): anonymisiert wird die erzeugte Zusammenfassung. Das Transkript bleibt unverändert, also mit allen genannten Namen, gespeichert (in der Mac-App; bei älteren, vor dem 10. September 2026 verarbeiteten Gesprächen auch auf der Plattform).

e) Mailjet – E-Mail-Versand (EU)

Für den Versand von System- und Anmelde-E-Mails (z. B. Bestätigungscodes) wird Mailjet (Mailjet SAS / Sinch, Frankreich, EU) eingesetzt. Ein Tracking von Öffnungen oder Klicks ist deaktiviert.

f) Plaud.ai – optionale Aufnahme-Synchronisation

Nur wenn der Nutzer in der Mac-App ein Plaud-Konto verbindet, werden zur Synchronisation von Aufnahmen Daten mit Plaud.ai ausgetauscht. Die Region (EU oder USA) wählt der Nutzer selbst. Ohne aktive Verbindung findet keine Übermittlung statt.

g) Stripe – Zahlungsabwicklung

Kostenpflichtige Lizenzen werden über Stripe abgewickelt (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Zahlungsdaten gibt der Nutzer direkt bei Stripe ein; wir erhalten nur die für die Lizenzverwaltung nötigen Angaben (Kundennummer, Abo-Status, Zahlungsstatus, Rechnungsdaten). Stripe kann Daten an Stripe, Inc. (USA) übermitteln; Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln bzw. die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

h) Google – Anmeldung mit Google und Standortsuche

Im Tool FinMasterplan kann sich der Nutzer optional „Mit Google anmelden“. Dabei übermittelt Google (Google Ireland Ltd.; Übermittlung an Google LLC, USA, möglich) nach Zustimmung des Nutzers Name, E-Mail-Adresse und Profilbild an unsere Authentifizierung. Für die Standort-Einstellung (Bewertungslink des Büros) wird der eingegebene Suchbegriff serverseitig an die Google Places API übermittelt. Grundlage für Übermittlungen in die USA ist das EU-US Data Privacy Framework.

i) Eingebundene Inhalte Dritter

Beim Aufruf einzelner Seiten lädt der Browser Inhalte direkt von Drittanbietern; dabei wird technisch bedingt die IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt: Schriftarten von Fontshare (Indian Type Foundry) und Google Fonts (Startseite), Erklärvideos von Loom (Loom, Inc./Atlassian, USA) sowie im Tool FinMasterplan Firmenlogos von UpLead (logo.uplead.com).

Diese Übersicht wird bei Änderungen aktualisiert; ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO mit dem Berater wird auf Wunsch gesondert geschlossen.

8. Datenübermittlung in Drittländer (USA)

Die in der Plattform gespeicherten Daten werden grundsätzlich innerhalb der EU/des EWR verarbeitet. Eine Übermittlung in die USA ist möglich im Rahmen etwaiger Support-Zugriffe der US-Mutterunternehmen von Supabase und Vercel, bei Zahlungen über Stripe, bei der Anmeldung mit Google und der Standortsuche über Google, beim Laden der in Ziffer 7 i genannten Drittinhalte sowie – sofern verbunden – bei Plaud.ai. Welche KI-Anbieter die Mac-App des Meeting-Assistenten nutzt, legt der Nutzer dort selbst fest (Ziffer 7 d). Diese Übermittlungen stützen sich auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und Ihre Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Mit der Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung willigen Sie in diese Übermittlungen ein. Stimmen Sie der Übermittlung nicht zu, dürfen Sie die betreffenden Funktionen nicht nutzen.

9. Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch (Server-Logfiles)

Beim Aufruf der Plattform werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst (Server-Logfiles), u. a. Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

10. Cookies

Diese Plattform verwendet technisch notwendige Cookies und lokalen Browser-Speicher, die für die Funktion erforderlich sind (z. B. das Session-Cookie für den Login, die Einstellung „Ansicht als“ und den Zeitpunkt der letzten Nutzung für die automatische Abmeldung nach 14 Tagen ohne Nutzung).

Wer die Plattform über einen Empfehlungslink eines Nutzers aufruft (?ref= bzw. /empfehlung/…), erhält zusätzlich das Cookie big4-ref mit dem Empfehlungscode des werbenden Nutzers (Speicherdauer 30 Tage). Es dient allein dazu, eine spätere Registrierung dieser Empfehlung zuzuordnen.

Darüber hinaus werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Technologien zur Erstellung von Nutzerprofilen zu Marketingzwecken eingesetzt. Vercel Web Analytics arbeitet ohne Cookies (siehe Ziffer 7 b).

11. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Registrierung erheben wir die im Formular angegebenen Daten (z. B. E-Mail-Adresse, Name). Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die erfolgte Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung wird zu Nachweiszwecken mit Zeitstempel und Versionsstand gespeichert. Bei der Anmeldung mit Google gilt ergänzend Ziffer 7 h.

11a. Workshop- und Veranstaltungsanmeldung

Für die Anmeldung zu Workshops und Live-Demos verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und die gewählten Termine, um die Teilnahme zu organisieren und Bestätigungs- sowie Erinnerungs-E-Mails (über Mailjet, Ziffer 7 e) zu senden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Löschung ist jederzeit per E-Mail an datenschutz@beratung-plattform.de möglich.

11b. Empfehlungsprogramm

Nutzer können die Plattform über einen persönlichen Empfehlungscode weiterempfehlen. Der Code besteht aus dem Namen des werbenden Nutzers; auf der Einladungsseite wird dieser Name angezeigt. Wir speichern, welche Registrierung und welche Lizenz einer Empfehlung zuzuordnen ist, um die im Empfehlungsprogramm zugesagten Gutschriften zu berechnen. Das Öffnen eines Einladungslinks wird ohne IP-Adresse und ohne Geräte-Kennung gezählt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahmebedingungen des Empfehlungsprogramms).

11c. Teilen-Links und Kundenformulare

Berater können Endkunden einen Link auf ein Kundenformular oder auf ein freigegebenes Konzept (z. B. das Megakonzept-Buch) schicken. Die dort erfassten oder angezeigten Daten verarbeitet der jeweilige Berater als Verantwortlicher (Ziffer 6), um die Beratung vorzubereiten und ihre Ergebnisse zu zeigen; die Plattform handelt dabei als Auftragsverarbeiter. Teilen-Links sind zeitlich begrenzt und können vom Berater jederzeit widerrufen werden. Fragen und Betroffenenrechte richten Endkunden bitte an ihren Berater.

12. Speicherdauer und Löschung

Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung der Plattform-Funktionen erforderlich ist oder ein aktives Nutzerkonto besteht. Nach Löschung des Kontos werden die zugehörigen Daten innerhalb von maximal 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Nutzer können eigene Daten (z. B. Kontakte, Verträge) jederzeit in der Anwendung löschen.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

Zuständige Aufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an datenschutz@beratung-plattform.de. Soweit personenbezogene Daten durch einen Berater in die Plattform eingestellt wurden, richten Sie diese Anfragen bitte unmittelbar an den jeweiligen Berater als datenschutzrechtlich Verantwortlichen.

14. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein, um Daten vor Manipulation, Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen; die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS/TLS). Gleichwohl befindet sich die Plattform in einer Beta-Phase: Eine Gewähr oder Haftung für die jederzeitige Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Unversehrtheit der gespeicherten Daten wird im gesetzlich zulässigen Rahmen nicht übernommen. Die Nutzung erfolgt auf eigene Gefahr; siehe hierzu auch die Haftungsregelungen im Impressum und in den AGB.

15. Newsletter und E-Mail-Kommunikation

Service- und Update-Mitteilungen (z. B. zum Stand und zu weiteren Schritten der Plattform, sicherheitsrelevante Hinweise, Änderungen an AGB/Datenschutz, Hinweise zu Test- und Zahlungsfristen) senden wir an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse auf Grundlage der Vertragserfüllung bzw. unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f DSGVO).

Einen darüber hinausgehenden Newsletter mit Produkt- und Feature-Updates versenden wir ausschließlich an Nutzer, die hierin ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar – über die Einstellungen der App oder den Abmeldelink in der E-Mail. Verarbeitet werden hierfür Ihre E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkt und Nachweis Ihrer Einwilligung; der Versand erfolgt über Mailjet (EU, siehe Ziffer 7). Der Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Bei wesentlichen Änderungen wird die Zustimmung innerhalb der Anwendung erneut eingeholt (Versionsabgleich).